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怎样才能开好周例会?

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  作为多年在公司分管销售、行政、人事工作的副总,在实际工作中我深刻地体会到,强化和规范公司三级周例会(公司周例会、中层部门周例会、基层班组周例会),是搞好公司绩效考核工作的重要途径。

  怎么才能开好周例会,提高周例会质量,我总结了如下几方面的经验:

  一、根据公司总体工作目标的分解,把各个部门、各个岗位的周工作计划制定抓紧抓实,做到目标清晰、责任明确。以此作为开好周例会、提高周例会质量的基础和前提。

  二、从七方面强化周例会纪律:

  1、 每周必须召开(形式可以多种多样)。

  2、 由例会主持人(正常情况由总经理、部门经理、班组长主持)作为周例会责任人(主要责任:1、保证例会按时召开。2、保证参加会议人员无特殊情况不缺席。3、保证按规定程序人人发言。4、保证会议记录真实、准确、全面。5、保证会议纪要不弄虚作假。)。

  3、 主要围绕周工作计划完成情况进行

  4、 无特殊情况不许请假(有签到表)。

  5、 到会者必须按设计的程序发言,能够量化的工作一定要用数据表示,所有工作问题不能用“大概”、“几乎”、“假如”等模棱两可的语言表达,态度要明确,界面要清晰,不争成绩、不推责任、不做老好人。

  6、 每个人必须带好笔和记录本,并且按会议记录格式做好与自己工作有关内容的记录(散会时会议责任人检查)。

  7、 专人做好整个会议记录。会后3小时内整理出会议纪要(电子版和纸质版),一份存档,一份交上级领导(电子版传上级文员存档,纸质版交上级领导阅看)。会议记要必须列出:哪些已经完成的工作向上级汇报,哪些工作问题需要上级的支持才能完成(原则:与完成上级下达的工作任务有关的工作向上汇报。本部门通过努力也不能解决的问题向上级汇报)。

  7、上级每个月必须旁听下级例会一次(监督会风和会议质量)。

  三、从四方面规范例会流程。

  1、 根据周工作计划汇报工作完成情况。

  2、 对没有完成的工作做出说明(什么原因没有完成,什么时候能够完成,用什么办法完成,需要上级或者其他部门什么支持)。

  3、 下周的工作计划是什么(完成计划可能碰到的问题和需要的支持)?

  4、 有什么合理化建议。

  四、三级例会的时间原则安排:

  1、总体原则:下级例会先于上级例会,便于上级掌握下级整体工作并以此安排例会内容

  1、基层班组例会周六上午开(班组长召集所属员工参加。时间控制在60分钟以内)

  2、中层部门周例会周六下午开(部门经理召集各班组长参加,时间控制在90分钟以内)

  3、公司高层周例会(总经理或者授权副总经理召开,时间控制在2小时以内)

  五、建立畅通的公司内部网络管理平台

  1、公司办公室设专人进行管理内部网络平台。

  2、平台设“周工作计划”和“周例会会议纪要”独立版块,公司三级周例会会议纪要每周二上午11:00前都会及时出现在网络管理平台上。上及总经理、下及普通员工,任何一个人都可以从平台上了解公司各部门、各岗位的工作情况,这对提高员工的主人翁意识、集体意识,加强部门协作有非常积极的意义。

  3、网络平台上会议纪要的内容一律保留三年

  多年的实践证明,高质量的三级周例会,几乎可以对公司所有部门、所有岗位的工作进行无缝考核。避免了绩效考核过程中表格过多、凭印象过多、时间过多,考核者走过场、流于形式,被考核者通过表格弄虚作假的被动局面。

  绩效考核非常重要,绩效考核的模式也应该是多种多样的。每个企业都有适合自身的绩效考核模式。就看我们怎么去探索了。但是不管什么模式的绩效考核,都要尽量避免流于形式、走过场和弄虚作假,只有这样,才能不负绩效考核是为了更好推动工作的使命!
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