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哪些敌人让会议无效?

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  你一定迫不及待地想知道:究竟是什么原因让大多数会议无法取得预想的效果?这正是我们首先需要弄明白的问题。只有找出那些影响会议效率的敌人们,才可以寻找方法逐个消灭它们。
  “一言堂”
  “一个人说、很多人听”的会议是典型的一言堂。领导在主席台上夸夸其谈,台下坐着沉默的听众——这样的场景你一定不陌生。这样的会议更像做报告,完全没有团队成员之间的交流。当我们只能听到一种声音和观点的时候,会议的意义就要大打折扣。会议不正是为了集思广益,听取众人的意见吗?如果会议只是为了召集大家听一个人说话,何不让他写一份书面的文件,然后发送给每个人,岂不更高效?
  “一言堂”式的会议让组织内充满了官僚气息,无法充分地发挥每一位团队成员的智慧,无法充分调动大家的积极性、主动性和创造性。因为一言堂意味着“一人指挥、众人听令”的组织行为方式,它封闭了员工与管理者的沟通渠道。这样的机制更不可能孕育出自动自发的员工。
  主题不明确
  很多时候,会议的发起者并没有想清楚“为什么要开会”,他只是模糊地认为,有些事情需要大家聚到一起商量一下,而对于会议的主题、目的则缺少认真地思考。他们经常说:“既然大家都在,就看看我们应该首先讨论什么问题?”参会者更是丈二和尚摸不着头脑,在会议室耽误大半天的时间,却不知道会议究竟是做什么!
  主题不明确的第二种表现是会议总是游离主题,无法紧密围绕既定的主题展开会议。这种现象就是我们常说的“跑题”。跑题现象是导致会议时间延长的重要原因。几乎所有人都对这一点感同身受而且深恶痛绝。当会议由一个主题变成多个主题的时候,大家时间和精力就被瓦解在零散的讨论中,而会议的真正目的却没有达成。
  缺乏具体议程
  议程是会议进行的程序。议程在会议开始之前就规定了会议依照什么程序进行,先讨论什么,后讨论什么。在议程的提示下,会议就可以按部就班、有条不紊地进行,不会出现颠倒顺序、重复内容、随意插接等不良现象。而缺乏具体的议程,或者议程不合适,就有可能出现混乱的情况——参会者觉得会开得没头没脑,会议组织者也可能会遭遇不知所措的尴尬,想不起下一步该做什么。
  选择错误的与会者
  正确而聪明地选择参会者是高效率会议的必备因素之一。很多会议邀请了无关紧要的人,却忽略了重要人物,尤其是决策者。如果决策者不在会议现场,会议就有必要取消,因为即使召开了,也无法取得成效。如果同时邀请两个对立部门参加会议,很可能会激化两者之间的矛盾。如果邀请两个观点迥异却又不轻易妥协的人参加会议,就有可能令会议无果而终。
  参会人数的多与寡也直接影响着会议的成效。参会人数过多,不仅增加会议成本,而且增加会议组织过程的难度,不利于达成较为一致的会议结果。
  议而不决
  会议的成果是形成决定、决策。决策需要拥有决策权的人才能做出。如果一场会议的过程无懈可击,获得普遍认同的意见、做法、行为等已经形成,却因为决策者的不在场而无法做出决策。人们离开了会议室,一切依然如故,因为缺乏正式的决定,谁也不敢轻举妄动。这样的会议结果令人惋惜。
  规则不清晰
  所谓会议规则,就是会议展开过程中遵循的约定、规定。例如,参会者发言的顺序是随机的,还是按照座次轮流,抑或是遵循事先商定的顺序?参会者需不需要分组?陈述意见的方式是口头还是书面,是公开还是匿名?……这些规则构成了团队的交流机制,如果它们不存在,那么,会议将变得一团糟。就像不存在足球规则就不可能踢好足球比赛一样。当会议主持人宣布“讨论”的时候,大家面面相觑,谁也不愿意先说话,会场一片沉默——这就是缺乏会议规则的原因。
  引导不得当
  抱怨、牢骚、争吵、人身攻击……这些都是我们极不愿意在会议上发生的事情,可现实却不尽如人意——总是有为数不少的会议变成了组织内部矛盾的源头。酿成这种悲剧的重要原因是主持人缺乏正确的会议引导的能力。会议引导者必须设法带领大家奔向最终的会议目的,而不是踟蹰于半路;或者在无关紧要的事情上耿耿于怀;或者在某一矛盾上过分计较,导致矛盾扩大化;等等。引导者的作用就是指引大家用最小的代价、高效地达成会议目的。然而,不称职的会议引导者比比皆是,他们缺乏经验,控场能力不足,引导技巧匮乏。更糟糕的是,他们普遍缺乏正确引导会议的意识。
  短话长说
  有些人在表述观点时习惯性地做很长的铺垫,说很多客套话;有些人并没有自己的主张,只是换一种说法重复别人的观点;有些人用很多的时间论述一个简单的观点,而这个观点毫无新意,甚至与会议主题并没有十分紧密的关联性;有些人夸夸其谈却不知所云;有些人拐弯抹角地表达自己的看法,含糊其辞,令人费解……这些情况大大降低了会议的效率。明明是简单的道理,本可以三言两语说清楚的事情,却浓墨重彩、大肆渲染,这不就是浪费时间吗?
  会后缺失跟进
  会议形成的决策落实了吗?这恐怕是所有参会者最为失望的问题。事实上,会议成果能够得到百分之十的贯彻执行并且富有成效,就已经令人庆幸。从思想到行动的距离,总是那么漫长。人们走出会议室,就已经将会议内容忘记了大半,执行一小部分,取得成果的又是一小部分,最后我们无奈地发现,召开会议对实际工作并没有什么意义。这就是我们对会议失望的最重要原因。
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